Der Posteingang ist sortiert, bevor ihn jemand öffnet.
Wie ein inhabergeführter Betrieb mit rund 20 Mitarbeitenden seinen Rechnungseingang geordnet hat, mit den Werkzeugen, die bereits da waren.
Daniel SchellGeschäftsführer, schell-connect GmbH
Kundeschell-connect GmbH, inhabergeführt, rund 20 Mitarbeitende
AusgangslageEingangsrechnungen über mehrere Postfächer, von Hand herausgesucht und im ERP erfasst
UmgesetztRegelbasierte Vorsortierung im Buchhaltungspostfach, Übergabe ans ERP über dessen Standardschnittstelle
ZeitraumGut sieben Wochen ab Systemzugang, 26. August bis 16. Oktober 2026
Ausgangslage
Jede Rechnung musste erst gefunden werden.
Bei schell-connect erledigt Geschäftsführer Daniel Schell den Dokumenteneingang selbst. Eine eigene Buchhaltung gibt es nicht. Die Eingangsrechnungen kamen über mehrere Postfächer, dazwischen Angebote, Zahlungsavise und Werbung.
Jede Rechnung musste von Hand herausgesucht und im ERP erfasst werden. Das kostete Suchzeit, und es schlichen sich Fehler ein. Mit jedem zusätzlichen Auftrag wuchs der Aufwand mit.
„Sehr unübersichtlich, viele nicht benötigte Dokumente drin, und der Suchaufwand war oft groß. Das Hauptthema war, dass das Buch mit Fehlern gespickt war: falsche Rechnungsnummer oder Ähnliches.“
Daniel Schell · Geschäftsführer, schell-connect GmbH
Vorgehen
Erst messen, dann einrichten.
Das Ergebnis war kein Eigenbau. Vorhandene Werkzeuge wurden richtig eingerichtet, und der Prozess davor wurde geklärt. Das ist bei KADENZ das häufigste Ergebnis.
01
Aufnehmen
Im Kick-off wurde nicht gebaut, sondern gemessen: Welche Dokumente kommen in welcher Menge über welche Postfächer herein, und was kostet der Weg bis ins ERP. Dazu gehörte ein Rundgang am echten Poststapel, denn dort liegen die Fälle, die niemand nennt.
02
Eine Dokumentklasse wählen
Nicht alles auf einmal, sondern die Klasse mit dem größten Hebel: die Eingangsrechnungen. Weitere Klassen können später folgen und profitieren davon, dass die Grundlage steht.
03
Vorhandenes einrichten
Serverseitige Regeln im Buchhaltungspostfach sortieren wiederkehrende Nicht-Rechnungen aus. Das ERP holt die Rechnungen aus diesem Postfach regelmäßig über seine Standardschnittstelle ab. Kein neues System, keine Insellösung. Auch der Scan-Eingang läuft inzwischen direkt in dasselbe Postfach.
04
Scharfstellen und abnehmen
Kick-off war am 20. Juli. Die ersten Wochen gingen für die Anbindung an die bestehende IT-Landschaft drauf, der erste nutzbare Systemzugang stand am 26. August. Am 5. Oktober gingen die Regeln live, danach lief eine Messwoche. Am 16. Oktober folgte die Abnahme gegen die vorher gemeinsam festgelegten Kriterien. Zwischen Systemzugang und Abnahme lagen gut sieben Wochen, davon eine Woche Messung im Live-Betrieb.
Ergebnis
Der Posteingang ist aufgeräumt.
Zahlungsavise, Lieferscheine und andere wiederkehrende Nicht-Rechnungen landen automatisch in Ordnern, bevor jemand den Posteingang öffnet. Im Posteingang bleiben die Eingangsrechnungen und einige Sonderfälle, die Daniel Schell bewusst selbst behandelt. Die Regeln arbeiten unabhängig davon, wie viele Belege hereinkommen.
Dass Rechnungsnummern nicht mehr abgetippt werden, liegt am automatischen Einlesen im ERP, das schell-connect schrittweise einführt. Ziel der Vorsortierung ist, dass nur Eingangsrechnungen in diese Verarbeitung gelangen.
„Es geht flüssiger und braucht weniger Zeit, unterm Strich ist es überschaubarer. Keine Tippfehler mehr: Warum muss ich eine zehnstellige Rechnungsnummer abtippen?“
Daniel Schell · Geschäftsführer, schell-connect GmbH
„Wenn das wächst, mehr Aufträge, mehr Umsatz und damit mehr Belege, habe ich deswegen nicht mehr Aufwand. Für die Zukunft ein Rundum-sorglos-Paket.“
Daniel Schell · Geschäftsführer, schell-connect GmbH
9/10Weiterempfehlung
4/5Ergebnis gegenüber der Erwartung
5/5Zusammenarbeit
Bewertung durch Daniel Schell im Projektrückblick am 16. Oktober 2026.
Was automatisiert ist
Die Vorsortierung der Eingangsrechnungen. Das Verbuchen und das Einlesen der Belegdaten bleiben im ERP und in der Hand von schell-connect. Weitere Dokumentklassen sind nicht Teil dieses Projekts.
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